SURABAYA | | RADARJATIM.CO – Tumpukan berkas dan disposisi kertas yang berpindah dari meja ke meja kini perlahan menjadi cerita lama di lingkungan Pemerintah Provinsi (Pemprov) Jawa Timur. Di balik perubahan itu, seorang mahasiswa Administrasi Publik ikut menyaksikan dan menjalani langsung bagaimana birokrasi digital bekerja.
Riska Kirani Adewiyah, mahasiswa Program Studi Administrasi Publik UPN “Veteran” Jawa Timur, melaksanakan program magang di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah, Sekretariat Daerah (Setda) Provinsi Jawa Timur untuk periode 3 Agustus hingga 1 Desember 2026. Selama masa magang, Riska berkesempatan mempelajari serta mempraktikkan pengelolaan naskah dinas elektronik melalui aplikasi Tata Naskah Dinas Elektronik (TNDE) dan Srikandi.
Tulang Punggung Persuratan Digital
Kedua platform tersebut menjadi tulang punggung administrasi persuratan di lingkup Pemprov Jatim, mulai dari pembuatan dan verifikasi dokumen, penelusuran posisi surat, hingga distribusi dan pengarsipan naskah kebijakan. Semuanya berjalan dalam satu ekosistem digital yang terintegrasi dengan agenda Sistem Pemerintahan Berbasis Elektronik (SPBE).
Bagi Riska, pengalaman ini membuka mata. Konsep digital governance yang selama ini ia pelajari di ruang kuliah tampil nyata dalam kerja sehari-hari birokrasi.
(Gambar saat pelaksanaan magang mahasiswa UPN Veteran Jawa Timur, Riska Kirani Adewiyah)
“Sebagai mahasiswa Administrasi Publik, mempelajari digital governance secara teori di kelas tentu sangat berbeda dengan mempraktikkannya langsung di instansi pemerintah. Lewat pengelolaan naskah dinas digital ini, saya melihat bagaimana digitalisasi mampu memangkas alur birokrasi yang panjang menjadi jauh lebih cepat, transparan, dan terarsip dengan aman,” ungkap Riska.
Menurut Riska, ada tiga hal yang paling terasa dari penerapan naskah dinas elektronik. Pertama, kecepatan: surat dapat diteruskan dan ditindaklanjuti tanpa harus menunggu berkas fisik berpindah tangan. Kedua, transparansi: setiap tahapan dan riwayat surat tercatat sehingga mudah dilacak. Ketiga, keamanan arsip: dokumen tersimpan rapi secara digital dan lebih terlindungi dari risiko hilang atau rusak.
Di Biro Pemerintahan dan Otonomi Daerah, sistem ini juga menunjang beragam urusan kesekretariatan, termasuk administrasi kerja sama daerah yang menuntut ketertiban dokumen dan ketepatan waktu. Penerapan naskah dinas elektronik di Biro Pem-Otda Setda Prov Jatim membuktikan komitmen pemerintah daerah dalam mewujudkan birokrasi yang modern dan responsif. Keterlibatan mahasiswa magang dalam ekosistem digital ini tidak hanya memberikan wawasan praktis mengenai administrasi modern, tetapi juga menegaskan pentingnya kesiapan SDM muda dalam mendukung transformasi digital sektor publik.
Langkah ini diharapkan menjadi pematik sinergi yang makin kuat antara dunia akademis dan instansi pemerintah dalam mencetak lulusan Administrasi Publik yang melek teknologi dan siap berkontribusi bagi kemajuan tata kelola pemerintahan Indonesia.
